- Podrobné informace týkající se předkládaní projektových žádostí, realizace a vyúčtování malých projektů jsou uvedeny ve Směrnici pro žadatele. Ta je pro žadatele závazná. V případě, že konkrétní situace není popsána ve Směrnici pro žadatele, postupuje se podle aktuální dokumentace programu Interreg V-A Rakousko-Česká republika.
- Žadatel je povinen příslušnému Správci FMP oznámit všechny termíny klíčových akcí uskutečňovaných v rámci realizace malého projektu z důvodu případné kontroly realizace na místě. Toto oznámení musí být zasláno Správci písemně (stačí e-mail) a to nejpozději 14 kalendářních dnů před konáním akce.
- Každý účetní doklad (fakturu, paragon, …) musí již vystavovatel (dodavatel) dokladu označit číslem projektu a názvem/zkratkou malého projektu. Výjimku tvoří účetní doklady, na které tyto údaje uvést nelze, jako jsou např. letenky či jízdenky. Takové doklady musí projektový partner označit sám.
- Výdaje jsou způsobilé od data zahájení projektu, které nesmí předcházet datu registrace žádosti, do data ukončení realizace malého projektu uvedeného ve Smlouvě o financování malého projektu. V této době se uskuteční veškeré projektové aktivity, budou uhrazeny faktury, vyhotoveny podklady pro vyúčtování a tyto předloženy Správci FMP ke kontrole.
- Skutečná výše dotace bude vypočtena až po dokončení malého projektu, předložení závěrečného vyúčtování malého projektu a jeho kontrole, přičemž maximální výši schválené dotace nelze překročit.
- Výdaje musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, musí být nezbytné pro dosažení cílů malého projektu a musí odpovídat principům hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti.
Závazné dokumenty k realizaci a vyúčtování projektu:
Směrnice pro žadatele verze platná od 4.12.2020
Společná pravidla způsobilosti
Náležitosti dokladování pro období 2014-2020
Pravidla publicity - pokyny k publicitě
Check-list vyúčtování - pokyny k vyúčtování
Výběrová řízení
Metodický pokyn pro oblast zadávání zakázek pro programové období 2014-2020
Další dokumenty
Prezenční listina
Vyúčtování projektu
Pokyny k vyúčtování - Check-list vyúčtování
Dokumenty k vyúčtování projektu na předepsaných formulářích:
Závěrečná zpráva za malý projekt
Soupiska výdajů a Přehled výdajů (2. list) - verze 4
Čestné prohlášení k personálním výdajům
Čestné prohlášení - oddělené účetnictví
Potvrzení o výplatě příležitostné činnosti
Projektový list pro zveřejnění informací na stránkách Programu (iBOX)
Statistické ukazatele projektu
Další dokumenty a doklady předkládané k vyúčtování:
Doložení minimálně 2 setkání společného personálu (v případě plnění kritéria společného personálu)
Doložení převodu částky spolufinancování na účet žadatele (v případě plnění kritéria společného financování)
Fotodokumentace realizace projektu a povinné publicity v dobrém rozlišení (publicita) – elektronicky
Účetní sestava – kde je vidět oddělené vedení účetnictví přímých výdajů – všechny položky ze Soupisky výdajů
Kopie účetních dokladů s příslušenstvím SEŘAZENÝCH a OČÍSLOVANÝCH podle Soupisky výdajů: objednávky, smlouvy, faktury, paragony, atd., bankovní výpisy, výdajové pokladní doklady,….
Dokumenty k cestovním náhradám (je-li to relevantní)
Prezenční listiny k výdajům za občerstvení, ubytování a dopravu (pokud byly tyto náklady čerpány)
Pozvánky, programy, prezenční listiny, …. – kopie
Tiskoviny a další výstupy (je-li to relevantní) – hmotné výstupy
Propagační předměty (je-li to relevantní) – hmotné výstupy
Případně další dokumenty potřebné k posouzení způsobilosti výdaje (potvrzení z registru smluv, majetková evidence, dodací listy, podklady k veřejným zakázkám, poptávky, směrnice,…)
Dokumenty k udržitelnosti
